Fortfarande, ett halvår in denna pandemi, pratar vi (flera gånger i veckan faktiskt!) med kunder som kämpar med att få till riktigt bra och engagerande digitala möten.

Konsten för att få till engagerande digitala möten handlar i mångt och mycket om variation! Ingen levande varelse får energi av en ppt-dragning eller monolog. För att skapa engagemang i ett möte handlar det om att förbereda mötet och se till att minst fem olika moment finns med i ditt möte. Behövs inte en massa tid! Vi uppskattar att det tar ca 5-15 minuter per möte, beroende på mötets art. Så här:

1. FÖRVÄNTNINGAR 

Syfte med mötet (skrivs alltid i inbjudan!) Tänk på att beskriva om det är ett diskussionsmöte, ett informationsmöte eller ett beslutsmöte.

Gå igenom ”spelregler” för mötet så att alla vet vilka förväntningar som gäller. Vi brukar använda bl.a dessa som vi kallar för digital set-up:

• Kamera – ha den på så att vi kan se varandra
• Mikrofon – var redo att unmute:a dig så att vi hör er
• Breakout rooms– vi kommer att diskutera i mindre grupper
• Mentimeter – vi kommer använda telefonen för att delge våra tankar, så ha den redo

2. CHECK- IN 

Låt alla få en möjlighet att ”checka in” i mötet genom en incheckningsfråga. Det kan vara så enkelt som ”Hur är min energi idag?”. Gå varvet runt om ni är få eller använd mentimeter.com för att checka in och visualisera era svar. Plättlätt!

3. DISKUSSIONSGRUPPER

Efter en dragning eller en ppt-presentation (som för övrigt får vara max 10 minuter!) är det dags för deltagarna att få tänka själva, diskutera vidare. Detta göres bäst i digitala diskussionsgrupper (Break Out-rooms i Zoom och snart även i Teams eller parallella hang-outs i Google Hangout t.ex). För den som inte vill göra det digitalt funkar även vanlig hederlig telefon med parkoppling (3 o 3 t.ex). Låt deltagarna diskutera en bestämd frågeställning under ca 10 minuter.

4. POLLS

Gör det tydligt vad gruppen tycker, behöver etc genom att göra en enkel omröstning eller liknande. I Mentimeter gör du detta enkelt, det är självinstruerande! Det finns även motsvarande lösningar i Slack t.ex. Poängen är att alla ska få bidra (ingen kommer undan 😊) och man får se helheten visuellt.

5. CHECK-OUT /TAKE AWAYS

Avsluta mötet med att sammanfatta tillsammans. Vi älskar ”Take-away-reflektionen” där var och en får dela (kort) vad de tar med sig från mötet. Det kan vara en tanke, insikt, känsla. Vad som helst. Poängen är att ge deltagarna möjlighet att tänka till och dela med varandra. Detta gör du antingen digitalt genom t.ex mentimeter (ocm ni är fler än 6 personer). Är ni färre rekommenderar vi att ni går laget runt och ger varje deltagare uppgiften att dela sin take away med en (1) mening var.

PS 1. Testa även att boka 45-minuters möten istället för 60 minuter. Vi lovar att ni hinner med det ni har tänkt trots 15 minuter kortare möte. Och då får du en paus att ta frisk luft eller schamponera katten innan nästa möte.

PS 2. Dessa fem moment funkar lika bra för att skapa energi i ett fysiskt möte.

Have fun! 😊

(Ring oss om du vill ha ett handtag.)

Läs mer om variation i möten här.