Hur ökar vi allas vilja och engagemang att verkligen använda nya digitala system? Med den frågan inledde vi förra veckans Learning Lab.

Svaren vi fick lät så här ”Att alla har förstått vinsterna för sig själv och bolaget”, ”Användarvänligt”, ”God kommunikationsflow och involvering” . Svaren handlade mycket om att tänka förändringsledning och att få med själva människan.

Engagemang mot förändring?

En viktig uppgift som initiativtagare till förändring är att förstå hur mottagaren kan komma att reagera på förändringen och sedan anpassa ledarskap och kommunikation utifrån detta.

I en förändringsprocess är det vanligt att initiativtagarna (ofta ledningen) är längre fram i tankeprocessen än övriga organisationen. När förändringen lanseras är ledningen därför ofta mentalt i engagemangsfasen av förändringsarbetet medan ledare och medarbetare kastas in i reaktionsfasen med motstridiga och kanske skeptiska känslor. Därför behöver vi vara väldigt noga med hur kommunikationen och aktiviteterna ser ut för att lyckas.

 

Öka engagemang med Human Onboarding

Vår och många andras erfarenhet är att alldeles för många förändringsprocesser misslyckas. Att de inte ger önskad effekt, inte förändrar vanor och beteenden och därför inte heller leder till en ökad användandegrad av det nya verktyget eller systemet. Varför blir det så?

Man brukar beskriva förändringsledning, Change Management, genom att rita upp ett cirkulärt kretslopp mellan process, teknologi och människa.

Tyvärr ser vi alltför ofta att det slarvas med ”människa-delen”. Vi har därför valt att lägga stort fokus på att få med människan i förändringsprojekt och implementationer. Vår övertygelse är att även när det gäller digitala verktyg har den verkliga förändringen skett först när det märks i människors ändrade vanor och beteenden – när alla är med på tåget. Ur denna övertygelse föddes vårt koncept Human Onboarding.

 

Vår definition av Human Onboarding: 
”Human Onboarding är vår strukturerade förändringsprocess för att maximera användandegraden av verktyget/systemet. Målet är att varje användare vet, vill, vågar och kan använda verktyget på bästa och mest värdeskapande sätt för både användaren och organisationen.”

 

Vår förändringsmodell när ett nytt system ska implementeras

Vårt fokus i förändringsprocessen lägger vi på att förflytta varje medarbetare från att bara höra till att faktiskt börja göra. Vägen går via förstå & vilja – vilket endast kan ske genom hög grad av involvering och delaktighet. Vi behöver helt enkelt avsätta tid för att väcka intresse och engagera för att uppnå önskade beteenden.

Hur vi gör för att öka engagemang

Vi kallar vår förändringsmodell Make It Happen och den består av tre steg: Make it Happen, Make the Change och Make it Last. Modellen anpassas och skräddarsys för respektive projekt och går att appliceras på så gott som alla typer av förändring. Här applicerar vi den på införandet av en digital pulsande medarbetarundersökning, det vill säga det numera vanliga sättet att ta tempen på medarbetarnas engagemang och upplevelse av sin arbetssituation.

 

 

Make it Happen:

Första steget när vi introducerar ett sådant verktyg syftar till att få alla med på tåget. Inledningsvis är det viktigt att samla ledarna och prata om VARFÖR vi inför det nya verktyget. Samtidigt låter vi ledarna få tid att reflektera över sitt eget why: varför vill jag börja jobba med det här verktyget? Vilka utmaningar och vilka vinster ser jag?
Vidare är det också effektivt att ge ledarna en färdigpaketerad kommunikation att föra vidare till sina team inför lansering. Fördelarna är att detta skapar ägandeskap, involvering och engagemang kring verktyget i ett tidigt stadium och på samma gång får medarbetarna  information och kan ställa frågor direkt till sin ledare.

Obs, detta första steg sker alltså före lansering av verktyget. Samtidigt med detta sätter vi tydliga effektmål och gör en kort nollmätning. På så sätt kan vi förstärka med eventuella insatser och följa förändringsmognaden under resans gång.

 

Make the Change:

Först nu lanserar vi själva verktyget. Detta andra steg syftar till att efter introduktion av verktyget skapa förståelse för hur man i sitt team kan jobba utvecklande med resultatet som verktyget genererar, för såväl ledare som medarbetare.

Här är det viktigt att vi tillhandahåller tydliga metoder för hur cheferna kan tolka och jobba med resultatet. Allt med syftet att vi skapar både förståelse, engagemang och kunskap om hur man ska jobba med verktyget i vardagen.

 

Make it Last:

Detta tredje och sista steg syftar till att vi säkerställer fortsatt utveckling. Här är det viktigt vi att fortsätter visa, peppa och inspirera ledarna i hur de förväntas jobba med resultatet i sina team över tid. Slutligen är det viktigt att följa upp arbetet och organisationens resultat utifrån uppsatta effektmål.

 

Våra bästa 5 tips för att öka engagemang:

 

1. Tänk före – under – efter:  Slarva inte med projektledningen och planeringen. Glöm inte att ni behöver tid och resurser både före och efter lansering. Planera för väl genomarbetad kommunikation och värdeskapande och inkluderande insatser som workshops.
2. Skapa mening: Definiera ert WHY och önskade läge – varför gör ni detta och vad är det ni vill uppnå? Koppla alltid kommunikationen till ert syfte och er direkta affär. Ett stort plus är att låta högsta möjliga stakeholder i organisationen kommunicera ert WHY när det är dags att göra detta – för att skapa ordentlig tyngd i budskapet.
3. Involvera mera: För att få med själva människan behöver ni gå genom trappstegen veta & kunna, vilja & våga till GÖRA. Hur enkelt och självspelande ett verktyg än kan vara ska man inte underskatta att involvera de blivande användarna i processen. Starta gärna med en pilotgrupp som får provtrycka och som kan ge er viktiga lärdomar inför den kommande implementationen.
4. Ta hänsyn till allas reaktioner: Erbjud alla möjligheten att ta sig genom förändringskurvan i sin takt. Olika personer ser olika på verktyget utifrån sin egen digitala mognad och ledarerfarenhet. De kan behöva olika typer av stöd för att komma på banan.
5. Planera för långsiktighet: Sätt effektmål och följ upp över tid. Uppmärksamma nya beteenden – boosta, inspirera och dela lärande över tid. Släpp inte bollen när vi väl är igång. Det är då det viktiga (och roliga) arbetet börjar!

 

Avslutningsvis – är du nyfiken och vill prata mer om hur ni kan minska motståndet och istället öka engagemang och användandet av ert viktiga system? Hör av er till oss.

Har du orkat läsa ända hit och vill förkovra dig än mer? Kul! Här kan du läsa våra bästa tips för att leda förändring i startupvärlden.